I. Загальні положення
Конференція СMA, далі буде зазначена як Конференція, проходитиме з 2 по 3 червня 2023 року в Готелі Boss, розташованому у Варшаві на вулиці Жвановецька 20.
Організатором конференції є Fundacja SMA, що зареєстрована за адресою м.Варшава, вул. Пши Форче 10/99.
Учасниками конференції є особи зі спінальною м’язовою атрофією, члени їх родин, опікуни, лікарі, терапевти та інші особи, професійно пов’язані з питаннями охорони здоров’я.
Положення цього Регламенту є невід’ємною частиною заявки на участь у Конференції та мають відношення до всіх Учасників. Реєстраційна заявка, що відправлена з вебсайту Конференції, автоматично підтверджує Вашу згоду з усіма положеннями цього Регламенту, а також засвідчує дотримання правил порядку і будь-яких інших домовленостей, що відбуватимуться між Учасником і Організатором.
Офіційний вебсайт конференції знаходиться за посиланням konferencja2023.fsma.pl.
Електронна скринька e-mail для контакту з будь-яких питань пов’язаних з Конференцією то [email protected].
II. Правила подання заявки на участь та скасування участі
Обов’язковою умовою для участі в конференції є заявка на участь, створена виключно через формуляр, доступний на вебсайті Конференції за адресою konferencja2023.fsma.pl.
Крайній термін подачі заявок на участь – 30 квітня 2023 року. Учасники, які відправлять заявки після вказаної дати, можуть бути обмежені у доступі до заходів, що плануються в рамках загальної програми Конференції.
Організатор залишає за собою право змінити дату та/або місце проведення чи скасувати Конференцію з незалежних від нього причин. У разі зміни місця, дати або скасування Конференції Організатор негайно проінформує Учасника про цей факт за вказаною учасником адресою електронної пошти. Водночас Організатор не покриває можливих витрат, понесених Учасником у зв’язку зі зміною дати, місця проведення або скасуванням Конференції.
По прибуттю на Конференцію Учасник зобов’язаний зареєструватись в інформаційному бюро Організатора, де він отримає посвідчення учасника. З міркувань безпеки особи, які не матимуть посвідчення учасника, не будуть допущені в приміщення, де буде проходити конференція.
III. Програма
У рамках конференції будуть проводитися пленарні засідання, лекції, семінари та дослідження, а також покази демонстраційні (наприклад, реабілітаційного обладнання) в окремих приміщеннях.
Програма семінарів, лекцій та майстеркласів знаходиться на сайті Конференції та буде розміщена у загальнодоступному місці під час Конференції.
Організатор залишає за собою право на зміну програми в будь-який час з організаційних причин, а також без пояснення причин. У цьому випадку Учасникові не належить жодна компенсація або відшкодування з боку Організатора.
Під час показів демонстраційних представники фірм можуть надавати учасникам маркетингові пропозиції за умови, що учасники про це поінформовані.
Доповідачі та представники фірм проінформовані Організатором про те, що вони не можуть надавати Учасникам інформацію, що порушує правові, етичні або моральні норми. Водночас Організатор не несе відповідальності за форму та шляхи передачі інформації від представників компаній до Учасників.
Реєстрація у заході дає право на участь всім зареєстрованим особам у всіх загальнодоступних етапах програми. Організатор залишає за собою право обмежити відвідування обраних заходів згідно категорії або загальною кількістю Учасників.
Учасник зобов’язується брати участь у семінарах, лекціях та майстеркласах відповідно до програми. Організатор залишає за собою право відмовити в участі в цій та планованих наступних конференціях Учасникам, які приїхали відверто не для участі в програмі Конференції.
IV. Умови проживання
У рамках Конференції Організатор пропонує нічліг зі знижкою в готелю з 2 по 3 червня 2023 року для кожної групи учасників родин зі СMA.
Запропоновані місця для розселення Учасників призначені в першу чергу для осіб зі СMA та їх батьків/опікунів, які проживають на відстані більш як 100 км від місця проведення Конференції або мають обґрунтовані труднощі з транспортуванням. Організатор залишає за собою право відмовити в розміщені особам, які не виконують цю умову.
Для розміщення Організатор надає один стандартний двомісний номер в готелі. У більшості номерів достатньо місця для розміщення додаткових спальних місць. У разі подання заявки більше як на двох осіб заявник повинен забезпечити для них місця для сну самостійно. Готель не гарантує розміщення додаткових ліжок. У готелі по можливості безплатно можна отримати зміну постільну білизну для додаткових гостей.
Кількість готельних номерів обмежена, надання пільгових покоїв визначається порядком реєстрації.
У разі нестачі місць в готелі Організатор залишає за собою право відмовити в розміщенні або запропонувати охочим проживати в іншому готелі неподалік. Організатор постарається врахувати індивідуальні потреби кожного Учасника, проте рішення Організатора про розміщення в іншому готелі є рішаючим.
У разі нестачі місць учасникам, які беруть участь індивідуально, може бути запропоновано об’єднатися разом в одному двомісному або більшому номері. У цьому випадку Організатор відшкодує кожному з цих Учасників половину сплаченої вартості за проживання.
Учасник, який бажає взяти участь у Конференції, але якому не надано житло, повинен попіклуватись про своє розташування самостійно, без посередництва Організатора.
Організатор на час Конференції надає їжу та напої всім Учасникам незалежно від відстані та місця проживання.
Всі витрати, пов’язані з доїздом до місця проведення Конференції і назад, Учасник покриває самостійно.
V. Догляд за дітьми
Організатор може забезпечити догляд за дітьми на час лекцій та семінарів 2-3 червня в окремому приміщенні, придатному для дітей (ігрова кімната). Догляд може здійснюватися підготовленими Організатором волонтерами та/або окремими підрядними організаціями, які співпрацюють з Організатором. За бажанням ви можете скористатись послугою догляду за дітьми наданою Організатором. Догляд не є частиною Конференції щодо значення Кодексу Цивільного; батьки несуть відповідальність за опіку над дітьми.
Догляд за дітьми здійснюється в строго відведені години. В інший час опіку здійснюють батьки або делегована їми особа. Організатор не несе відповідальності за дітей, залишених без нагляду.
Перед тим як залишити дітей під опікою персоналу Організатора, необхідно надати персоналові номера мобільних телефонів батьків/опікунів. Батьки/опікуни зобов’язані негайно з’явитись на місце перебування дитини в разі телефонного дзвінка з боку представників Організатора.
Діти, які потребують додаткової вентиляції легень, та діти з проблемами ковтання можуть перебувати в ігровій кімнаті тільки під постійним наглядом батьків або опікунів, навчених піклуватися про них. Участь персоналу Організатора обмежується тільки організацією ігор для таких дітей.
Під час викладів, лекцій та семінарів батьки/опікуни не повинні перебувати в дитячій ігровій кімнаті, за винятком батьків/опікунів дітей, зазначених у пункті 3. У разі сумнівів, рішення відносно знаходження батьків в залі приймає персонал, який організує розваги.
Організатор докладе всіх зусиль для забезпечення безпечного перебування дітей, але не несе відповідальності за будь-які збитки, пов’язані з наданим доглядом.
VI. Оплати
Участь в Конференції є платною.
Оплата за участь здійснюється через онлайн-платформу під час реєстрації, за допомогою платіжної картки, експрес-переказу з обраних польських банків або за допомогою системи PayPal.
Розмір плати визначений для того, щоб надати можливість прийняти участь в Конференції якомога більшій кількості Учасників і звісно не покриває фактичних витрат понесених на організацію. Учасники можуть добровільно внести додаткові кошти, щоб покрити більшу частину вартості своєї участі.
На всі отримані перекази Організатор виставляє рахунки-фактури на реквізити надані Учасником. Рахунки-фактури надсилаються на електронну адресу, вказану Учасником.
Учасник може відмовитися від участі у конференції в будь-який час. Відмова повинна бути здійснена електронною поштою на контактну адресу Організатора.
У разі скасування участі у конференції до 15 квітня 2023 року Організатор повертає сплачену суму за вирахуванням комісії у розмірі 25 зл (що призначена на покриття зборів оператора платіжної системи та бухгалтерських витрат).
У разі скасування бронювання від 15 квітня до 30 квітня 2023 року Організатор повертає 50% від сплаченої суми (що випливає з умов конференц-центру) та з вирахуванням комісії в розмірі 25 зл.
У разі скасування 1 травня 2023 року або пізніше сплачені кошти не повертаються. Прикро нам, але до 30 квітня ми завершуємо замовлення номерів та харчування, і пізніше їх не можна скасувати.
Інні особи, поза тими хто страждає на спінальну м’язову атрофію, їхні сім’ї, опікуни або ті, кого запрошено особисто Організатором, можуть взяти участь у Конференції на платній основі. Такі Учасники не мають права на безкоштовне або пільгове проживання та харчування.
VII. Прикінцеві положення
Особи, які мають особливі вимоги, в тому числі зокрема, дієтичне харчування або обладнання, мають повідомити про це Організатора під час складання заявки. Організатор докладе всіх зусиль для їх виконання, проте не несе відповідальності за їх невиконання.
Для забезпечення спокійного перебігу Конференції, на території об’єкту забороняється вживати алкоголь і перебувати в стані алкогольного сп’яніння щодня до 19:00 в період проведення Конференції.
Учасники несуть повну матеріальну відповідальність за завдані ними збитки як на території об’єктів, де проводяться будь-які заходи, пов’язані з конференцією, так і в місцях проживання.
Організатори не несуть відповідальності за речі Учасників, які можуть бути втрачені, знищені або вкрадені під час Конференції.
Організатор докладає всіх зусиль для забезпечення безперешкодного проведення Конференції, в тому числі зобов’язує конференц-центр мати аварійне електропостачання. Водночас Організатор не несе відповідальності за непередбачені ситуації, що перешкоджатимуть проведенню Конференції, включаючи перебої в подачі електроенергії, аварії на лінії електропостачання, збої в роботі інтернет-каналів, конференц-обладнання, ліфтів та підйомників.
Програма Конференції передбачає використання фото-, відео- та іншого технічного обладнання згідно з регламентом. Участь у конференції вимагає згоди на обробку, збереження і поширення зображень Організатором в інформаційних, публіцистичних та маркетингових цілях для досягнення поставленої мети.
Участь у Конференції можлива лише після надання згоди Учасниками на збір та обробку їх персональних даних Організатором відповідно до Закону Про захист персональних даних від 29 серпня 1997 року (Ж. З. 133 від 29 жовтня 1997 року стр. 833). з метою закріпленя прав між Учасниками та Організатором.
Будь-які спори, що можуть виникнути у зв’язку з участю в Конференції, вирішуються судом відповідним до реєстрації Організатора.
У питаннях, не врегульованих цим Регламентом, застосовуються положення Цивільного кодексу.
