I. Postanowienia ogólne
Konferencja SMA, zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w dniach 2-3 czerwca 2023 r. w hotelu Boss znajdującym się w Warszawie przy ulicy Żwanowieckiej 20.
Organizatorem Konferencji jest Fundacja SMA z siedzibą w Warszawie przy ul. Przy Forcie 10/99.
Uczestnikami Konferencji są osoby z rdzeniowym zanikiem mięśni, członkowie ich rodzin, opiekunowie, lekarze, terapeuci oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką ochrony zdrowia.
Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego ze strony internetowej Konferencji jest jednoznaczne z zaakceptowaniem wszystkich postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
Oficjalny serwis internetowy konferencji znajduje się pod adresem konferencja2023.fsma.pl.
Adresem e-mail do kontaktu we wszystkich sprawach dotyczących Konferencji jest [email protected].
II. Zasady zgłaszania i odwoływania uczestnictwa
Warunkiem udziału w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa dokonane wyłącznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego w serwisie internetowym Konferencji pod adresem konferencja2023.fsma.pl.
Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa upływa 30 kwietnia 2023 r. Uczestnicy zgłaszający udział po tym terminie mogą nie mieć możliwości skorzystania z pełnej oferty Konferencji.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu i/lub lokalizacji oraz do odwołania Konferencji z przyczyn od niego niezależnych. W przypadku zmiany miejsca, terminu lub odwołania Konferencji Organizator bezzwłocznie informuje Uczestnika o tym fakcie na podany przez Uczestnika adres email. Jednocześnie Organizator nie pokrywa ewentualnych kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku ze zmianą terminu lub lokalizacji albo odwołaniem Konferencji.
Przy pierwszym wejściu do obiektu Konferencyjnego Uczestnik jest zobowiązany zarejestrować swój przyjazd w punkcie powitalnym Organizatora, gdzie otrzyma identyfikator. Ze względów bezpieczeństwa osoby nie posiadające identyfikatorów nie zostaną dopuszczone do pomieszczeń, w których będzie odbywać się Konferencja.
III. Program
W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne, wykłady oraz warsztaty i badania, a także, w wydzielonych pomieszczeniach, pokazy demonstracyjne (np. sprzętu rehabilitacyjnego).
Program sesji, wykładów i warszatów zamieszczony jest w serwisie internetowym Konferencji oraz będzie udostępniony w miejscu ogólnodostępnym w czasie Konferencji.
Organizator zastrzega prawo zmiany programu w każdym momencie z przyczyn organizacyjnych, a także bez podania przyczyny. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ani zadośćuczynienia ze strony Organizatora.
W czasie pokazów demonstracyjnych wystawcy mogą kierować do Uczestników przekaz marketingowy, pod warunkiem, że Uczestnicy są o tym poinformowani.
Prelegenci i wystawcy są poinformowani przez Organizatora, iż nie mogą kierować do Uczestników przekazu, który narusza normy prawne, etyczne lub obyczajowe. Jednocześnie Organizator nie ponosi odpowiedzialności za formę i instrumenty przekazu kierowane przez wystawcę do Uczestników.
Dokonanie rejestracji uprawnia do wzięcia udziału wszystkich zgłaszanych osób we wszystkich ogólnodostępnych punktach programu. Organizator zastrzega sobie prawo do ograniczenia wybranych punktów programu pod względem kategorii lub łącznej liczby Uczestników.
Uczestnik zobowiązuje się do brania udziału w sesjach, wykładach i warsztatach zgodnie z programem. Organizator zastrzega sobie prawo odmówić udziału w tej i ewentualnych następnych konferencjach Uczestnikom, którzy w sposób oczywisty nie przyjechali celem uczestniczenia w programie Konferencji.
IV. Warunki pobytowe
W ramach Konferencji, Organizator oferuje subsydiowany nocleg w dniu z 2 na 3 czerwca 2023 r. dla każdej uczestniczącej grupy z rodzin SMA.
Subsydiowany nocleg jest przeznaczony w pierwszej kolejności dla osób ze SMA i ich rodziców/opiekunów mieszkających w odległości większej niż 100 km od miejsca organizacji Konferencji lub mających uzasadnione trudności z dojazdem. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia subsydiowanego noclegu osobom nie spełniającym tego warunku.
W ramach noclegu Organizator zapewnia jeden standardowy dwuosobowy pokój hotelowy. W większości pokoi znajduje się wystarczająca przestrzeń na umieszczenie dodatkowych posłań. W razie zgłoszenia więcej niż dwóch osób Uczestnik powinien zorganizować dla nich posłanie we własnym zakresie. Hotel nie gwarantuje dostępności dodatkowych łóżek. Hotel w miarę możności zapewni nieodpłatnie zmiany pościeli dla dodatkowych osób.
Liczba pokoi hotelowych jest ograniczona, a o przyznaniu subsydiowanego noclegu decyduje kolejność dokonywania rejestracji.
W razie wyczerpania miejsc w hotelu Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zakwaterowania lub zaproponowania wybranym przez siebie Uczestnikom zamieszkania w innym hotelu w okolicy. Organizator postara się uwzględnić indywidualną sytuację każdego Uczestnika, jednak decyzja Organizatora o zakwaterowaniu w innym hotelu jest ostateczna.
W razie wyczerpania miejsc Uczestnicy biorący udział pojedynczo mogą zostać poproszeni o dołączenie w jednym pokoju dwuosobowym lub wiekszym do innego Uczestnika biorącego udział pojedynczo. W takiej sytuacji Organizator zwróci każdemu z tych Uczestników połowę wpłaconej opłaty za nocleg.
Uczestnik pragnący wziąć udział w Konferencji, któremu nie zostanie przyznane zakwaterowanie, powinien zorganizować sobie nocleg we własnym zakresie, bez pośrednictwa Organizatora.
Organizator zapewnia posiłki i napoje na czas Konferencji wszystkim Uczestnikom bez względu na odległość od miejsca zamieszkania.
Wszelkie koszty związane z przejazdami na miejsce Konferencji i z powrotem Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
V. Opieka nad dziećmi
Organizator może zapewnić opiekę nad dziećmi na czas wykładów i warsztatów w dniach 2-3 czerwca w wydzielonym pomieszczeniu odpowiednim dla dzieci (sali zabaw). Opieka może być sprawowana przez przeszkolonych wolontariuszy Organizatora i/lub podmioty współpracujące z Organizatorem. Skorzystanie z opieki zapewnianej przez Organizatora jest dobrowolne. Opieka nie jest częścią oferty Konferencji w rozumieniu Kodeksu cywilnego; za opiekę nad dziećmi odpowiedzialoność ponoszą rodzice.
Opieka nad dziećmi sprawowana jest tylko w godzinach ściśle określonych. W pozostałym czasie opiekę sprawuje rodzic lub osoba przezeń oddelegowana. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za dzieci pozostawione bez opieki.
Pozostawienie dzieci pod opieką personelu Organizatora wymaga podania personelowi numeru telefonu komórkowego do rodzica/opiekuna. Rodzic/opiekun zobowiązany jest bezzwłocznie udać się do miejsca pobytu dziecka na każde wezwanie telefoniczne ze strony przedstawicieli Organizatora.
Dzieci wymagające mechanicznego wspomagania oddechu oraz dzieci mające problemy z przełykaniem mogą przebywać na sali zabaw tylko pod ciągłą opieką rodziców lub opiekunów przeszkolonych w sprawowaniu opieki nad nimi. Udział personelu Organizatora ogranicza się tylko do organizacji zabawy dla takich dzieci.
Z wyjątkiem rodziców/opiekunów dzieci wymienionych w pkt. 3, w trakcie sesji, wykładów i warsztatów rodzice/opiekunowie nie powinni przebywać na sali zabaw dla dzieci. W razie wątpliwości o przebywaniu rodziców na sali decyduje każdorazowo personel organizujący zabawę.
Organizator dołoży wszelkich starań celem zapewnienia bezpieczeństwa dzieci, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody związane ze sprawowaną opieką.
VI. Opłaty
Udział w Konferencji jest odpłatny.
Płatności za udział dokonuje się za pomocą platformy internetowej w trakcie procesu rejestracji, przy użyciu karty płatniczej, przelewu ekspresowego z wybranych banków w Polsce oraz systemu PayPal.
Wysokość opłat ma na celu umożliwienie udziału w Konferencji jak największej liczbie Uczestników i nie pokrywa rzeczywistych kosztów organizacji. Uczestnicy mogą dobrowolnie zadeklarować dodatkową wpłatę celem pokrycia większej części kosztów swojego udziału.
Za wszelkie otrzymane wpłaty Organizator wystawia faktury zgodnie z danymi przekazanymi przez Uczestnika. Faktury wysyłane są na adres mailowy podany przez Uczestnika.
Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w każdym momencie. Rezygnacja winna być dokonana za pośrednictwem poczty email na adres kontaktowy Organizatora.
W razie odwołania uczestnictwa w Konferencji do 15 kwietnia 2023 r. Organizator zwraca wpłaconą kwotę pomniejszoną o opłatę manipulacyjną w wysokości 25 zł (przeznaczoną na pokrycie opłat operatora bramki płatniczej oraz kosztów księgowych).
W razie odwołania rezerwacji od 15 kwietnia a przed 30 kwietnia 2023 r. Organizator zwraca 50% wpłaconej kwoty (co wynika z warunków centrum konferencyjnego) pomniejszoną o opłatę manipulacyjną w wysokości 25 zł.
W razie odwołania dnia 1 maja 2023 r. lub później, wpłacona opłata nie podlega zwrotowi. Przykro nam, ale do 31 kwietnia finalizujemy zamówienie noclegów i posiłków i potem nie możemy ich już odwołać.
Osoby inne niż osoby z rdzeniowym zanikiem mięśni, ich rodziny, opiekunowie lub osoby imiennie zaproszone przez Organizatora mogą wziąć udział w Konferencji na zasadzie odpłatnej. Uczestnikom takim nie przysługuje bezpłatny ani subsydiowany nocleg ani wyżywienie.
VII. Postanowienia końcowe
Osoby mające specjalne wymagania, w tym w szczególności dietetyczne albo dotyczące sprzętu, powiadamiają o tym fakcie Organizatora na formularzu zgłoszeniowym. Organizator dołoży wszelkich starań, aby je wypełnić, jednak nie ponosi odpowiedzialności za ich niespełnienie.
Ze względu na konieczność zapewnienia spokojnego przebiegu Konferencji, na terenie obiektu wprowadza się zakaz spożywania alkoholu oraz przebywania pod wpływem alkoholu na terenie obiektu konferencyjnego codziennie do godziny 19:00 w okresie trwania Konferencji.
Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
Organizator dokłada wszelkich starań celem zapewnienia niezakłóconego przebiegu Konferencji, w tym zobowiązuje obiekt konferencyjny do posiadania awaryjnego zasilania w energię elektryczną. Jednocześnie Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niespodziewane wydarzenia utrudniające uczestnictwo w Konferencji, w tym przerwy w dostawie energii elektrycznej, awarie zasilania, awarie łączy internetowych, sprzętu konferencyjnego, wind i podnośników.
Program Konferencji wiąże się z utrwalaniem jej przebiegu przez Organizatora przy użyciu technik fotograficznych, filmowych i innych. Uczestnictwo w Konferencji wymaga wyrażenia zgody na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku przez Organizatora w celach informacyjnych, publicystycznych i marketingowych dla celów realizacji celów statutowych.
Udział w Konferencji jest możliwy tylko po wyrażeniu przez Uczestników zgody na gromadzenie i przetwarzanie ich danych osobowych przez Organizatora zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (Dz. U. 133 z dnia 29 października 1997 roku poz. 833) w celu komunikacji pomiędzy Uczestnikami a Organizatorem.
Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.